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「自治会長名簿」個人情報の取扱について

印刷用ページを表示する 掲載日:2017年11月13日更新
 市民協働推進課では自治会と市との連絡調整を円滑に行うため、自治会長名簿を作成しています。この「自治会長名簿」記載事項のうち、自治会長の名前・住所・電話番号などは個人情報に当たることから、市民協働推進課では『岩国市個人情報保護条例』(平成18年条例第21号)、『岩国市個人情報保護条例施行規則』(平成18年規則第19号)に基づき運用・管理することとし、次のとおり取り扱いをしています。

利用の目的

 自治会長名簿は、岩国市が次の内容について自治会との連絡調整を円滑に行うために利用します。

・市の事業についての案内や通知
・自治会清掃(回収場所・日程)についての連絡
・市が実施する開発や工事などについての連絡

外部への情報提供

 以下の場合については、自治会長の同意を得て、岩国市外部へ必要最小限の範囲で情報提供することがあります。

・開発工事等で、事前説明を行うため工事業者から申請があった場合
・不動産業者から近隣対応のため申請があった場合
・地域住民から自治会に加入するため申請があった場合
・地域住民から自治会活動等に関して申請があった場合
・市主催・共催・後援のイベントを開催するに当たり、実行委員会等から近隣自治会に
 交通規制の案内を送付するために申請があった場合
・市会議員及び公益的団体から公益的な目的に使用するために申請があった場合

※ただし国、県等の行政機関から公共事業の実施に必要なため申請があった場合は、自治会長の同意を得ずに情報提供することがあります。

情報提供の流れ

 窓口にて自治会長名簿閲覧申請書を提出してください。住所、氏名(会社の場合は会社名及び氏名)、連絡先及び使用目的を確認し、該当の自治会長の同意を得た上で回答します。なお、自治会長と連絡が取れない場合は、後日の回答となりますのでご了承ください。

※電話での申請も可能です(自治会長名簿閲覧申請書の提出は不要)。